In jedem Unternehmen werden regelmäßig Meetings abgehalten – bei größeren Unternehmen oftmals zwischen den Standorten, die sich bundesweit oder gar weltweit befinden. Oft müssen hierfür lange Reisen getätigt werden. Egal ob es sich um Kundentermine, Teammeetings oder große Konferenzen mit Geschäftspartnern oder Vorständen handelt. Die Teilnehmer reisen zu einem Standort und verbringen einige Stunden im Auto, Zug oder Flugzeug, die sie effektiver nutzen könnten. Neben dem Zeitverlust entstehen für die Reise und eventuelle Hotelübernachtungen natürlich auch erhebliche Kosten auf das Jahr gerechnet.
Um diese Ausfallzeiten während der Reise und die Reisekosten einzusparen gibt es heutzutage unterschiedlichste Lösungen. Anfänge waren reine Telefonkonferenzen, allerdings fehlt hier der persönliche Part und bei vielen Meetings reicht diese Methode darum nicht. Für kleinere Meetings eigenen sich Webkonferenzen wie z.B. WebEx, die Videokonferenzen gekoppelt mit Voice over IP-/Telefonkonferenzen vor dem Computer ermöglichen. Dies ist bereits eine sehr gute Lösung, die wir auch sehr oft verwenden. Wir setzen WebEx vor allem für Feedbackkonferenzen nach Trainingseinheiten ein, für kurze Besprechungen mit unseren Trainern oder sogar für den ersten Schritt in unseren Bewerbungsverfahren.
Um wichtige Konferenzen sehr professionell und möglichst “echt” zu gestalten ist allerdings noch mehr Technik gefordert. Und genau hierfür wurde Telepresence entwickelt. Große Systeme vermitteln das Gefühl sich wirklich gegenüber zu sitzen und schaffen eine echte Face-to-Face-Atmosphäre – als säße man sich an einem Tisch gegenüber.
Mittlerweile gibt es mehrere Anbieter von Telepresence-Systemen. Die bekanntesten sind Cisco und Telekom. Die Angebote sind auf die Bedürfnisse/den Nutzen abgestimmt: Von Einzelplatzsystemen, die den Arbeitsplatz mit einem großen Flachbildschirm ausstatten, der auch als Monitor genutzt werden kann, sowie Kamera, Mikrofon und Lautsprecher. Über größere Raumsysteme bis hin zu richtigen “Telepresence”-Räumen, die nur für die Videokonferenzen vorgesehen und komplett ausgestattet sind. Hier wird auf das kleinste Detail geachtet, sodass z.B. der Konferenztisch im Raum genau mit der Kante des Tisches, der via Video dazu geschalten wird, abschließt und somit den Effekt erzeugt, dass man an einem großen gemeinsamen Tisch sitzt.
Sofern keine eigenen Telepresence-Räume vorhanden sind, kann man auch Räume mieten. Für Cisco-Kunden sind die Telepresence-Räume in den versch. Standorten jederzeit mit vorheriger Anmeldung nutzbar und zusätzlich arbeiten bereits viele Hotels mit Cisco zusammen, und bieten Telepresence-Räume zur Anmietung an.
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