Telepresence – moderne Meetings als Videokonferenzen sparen Zeit und Geld

In jedem Unternehmen werden regelmäßig Meetings abgehalten – bei größeren Unternehmen oftmals zwischen den Standorten, die sich bundesweit oder gar weltweit befinden. Oft müssen hierfür lange Reisen getätigt werden. Egal ob es sich um Kundentermine, Teammeetings oder große Konferenzen mit Geschäftspartnern oder Vorständen handelt. Die Teilnehmer reisen zu einem Standort und verbringen einige Stunden im Auto, Zug oder Flugzeug, die sie effektiver nutzen könnten. Neben dem Zeitverlust entstehen für die Reise und eventuelle Hotelübernachtungen natürlich auch erhebliche Kosten auf das Jahr gerechnet.

Um diese Ausfallzeiten während der Reise und die Reisekosten einzusparen gibt es heutzutage unterschiedlichste Lösungen. Anfänge waren reine Telefonkonferenzen, allerdings fehlt hier der persönliche Part und bei vielen Meetings reicht diese Methode darum nicht. Für kleinere Meetings eigenen sich Webkonferenzen wie z.B. WebEx, die Videokonferenzen gekoppelt mit Voice over IP-/Telefonkonferenzen vor dem Computer ermöglichen. Dies ist bereits eine sehr gute Lösung, die wir auch sehr oft verwenden. Wir setzen WebEx vor allem für Feedbackkonferenzen nach Trainingseinheiten ein, für kurze Besprechungen mit unseren Trainern oder sogar für den ersten Schritt in unseren Bewerbungsverfahren.

Um wichtige Konferenzen sehr professionell und möglichst “echt” zu gestalten ist allerdings noch mehr Technik gefordert. Und genau hierfür wurde Telepresence entwickelt. Große Systeme vermitteln das Gefühl sich wirklich gegenüber zu sitzen und schaffen eine echte Face-to-Face-Atmosphäre – als säße man sich an einem Tisch gegenüber.

Mittlerweile gibt es mehrere Anbieter von Telepresence-Systemen. Die bekanntesten sind Cisco und Telekom. Die Angebote sind auf die Bedürfnisse/den Nutzen abgestimmt: Von Einzelplatzsystemen, die den Arbeitsplatz mit einem großen Flachbildschirm ausstatten, der auch als Monitor genutzt werden kann, sowie Kamera, Mikrofon und Lautsprecher. Über größere Raumsysteme bis hin zu richtigen “Telepresence”-Räumen, die nur für die Videokonferenzen vorgesehen und komplett ausgestattet sind. Hier wird auf das kleinste Detail geachtet, sodass z.B. der Konferenztisch im Raum genau mit der Kante des Tisches, der via Video dazu geschalten wird, abschließt und somit den Effekt erzeugt, dass man an einem großen gemeinsamen Tisch sitzt.

Sofern keine eigenen Telepresence-Räume vorhanden sind, kann man auch Räume mieten. Für Cisco-Kunden sind die Telepresence-Räume in den versch. Standorten jederzeit mit vorheriger Anmeldung nutzbar und zusätzlich arbeiten bereits viele Hotels mit Cisco zusammen, und bieten Telepresence-Räume zur Anmietung an.

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HD-Videokonferenzsysteme optimal einsetzen

Der Markt für Videokonferenzen verzeichnet steigende Umsätze. Immer mehr Unternehmen nutzen die Technik, um Kosten zu sparen und Meetings möglichst effizient zu gestalten. Was beim Einsatz zu beachten ist, zeigt dieser Beitrag des Videokonferencing-Anbieters Lifesize.

Egal, ob Kundentermin, Expertenkonferenz oder Strategiemeeting – Verlauf und Erfolg solcher Gespräche hängen immer auch davon ab, dass man Mimik und Gestik der Gesprächspartner wahrnehmen und einschätzen kann. Dabei erweist sich vor allem die Bildqualität hochauflösender Videokommunikationslösungen mit HD-Technik als hilfreich.

Die folgenden Tipps zeigen, wie IT-Verantwortliche das geeignete System finden und am besten einsetzen.

Auf die Arbeitsumgebung achten

Bei Videokonferenzen ist auch die Arbeitsumgebung wichtig. Deshalb gibt es auch unterschiedliche Lösungen für verschiedene Umgebungen. Ein Besprechungsraum benötigt beispielsweise ein anderes Equipment als ein mobiler Nutzer oder die »kleine Lösung« für den Arbeitsplatz. Diese Umgebungsfaktoren sollte man vor dem Kauf eines Videokommunikationssystems beachten.

Mitarbeiter trainieren

Eine der größten Schwierigkeiten bei der Arbeit mit Videokonferenzsystemen ist es, Menschen das lockere Auftreten vor der Kamera beizubringen. Viele sind gehemmt, sobald sie aufgezeichnet werden. Kurze Trainings-Sessions sowie die Analyse von Mimik, Gestik und Körpersprache können zu einem ungezwungeneren Auftritt beitragen.

Überblick über Preis-Leistungs-Unterschiede verschaffen

Beim Kauf eines HD-Videokonferenzsystems sollte man sich nicht voreilig für einen Anbieter entscheiden. Es lohnt sich, zuvor die Angebote konkurrierender Händler und Hersteller zu vergleichen. Videokommunikationslösungen mit HD-Qualität sind bereits seit mehreren Jahren auf dem Markt. Die Anschaffungskosten für Videokonferenz-Produkte mit vergleichbarer Leistung variieren sehr stark.

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Was Sie über Videokonferenzen wissen sollten

In der Entwicklung der Videokonferenzen hat sich in den letzten Jahren viel getan. Eine Technologie, die als Bestandteil von Science-Fiction-Filmen ihren Anfang nahm und zunächst nur in den ultra-modernsten Bürogebäuden zu finden war, ist auf der ganzen Welt zu einem regelmäßig genutzten Kommunikationsmittel geworden, das im geschäftlichen und sogar im privaten Umfeld gute Dienste leistet. Denn eins ist klar: Ob wir über‘s Geschäft reden, oder ob wir unsere Kinder „Hallo“ zu ihren Großeltern sagen lassen – wir alle wissen das Gefühl zu schätzen, mit unseren Gesprächspartner im ‚selben Raum‘ zu sein.

Aber jeder, der es ausprobiert hat, weiß, dass herkömmliches Videoconferencing nicht ganz so ist, als sei man wirklich da. Die Qualität ist wackelig, und Bild und Ton können schwanken. Für den Schwatz mit Oma mag es reichen, aber für die Feinheiten eines Geschäfts-gesprächs ist es nicht gerade ideal. Zum Glück hält die HD-Videokommunikation für die Unternehmen eine weitere Option bereit. Fast so, wie das Standard-Videoconferencing in der Vergangenheit, ist Videokommunikation in High Definition heute weithin verfügbar – und einfacher zu haben, als Sie vielleicht glauben. HD-Bildschirme und IP-Netzwerke entwickeln sich im geschäftlichen Umfeld rasch zur Norm, so dass die Unternehmen heute endlich kristallklare, lebendige und „leibhaftige“ Meetings mit Kollegen abhalten können, von denen sie geografische Welten trennen.

Wie bei jeder neueren Technologie gibt es auch über die HD-Videokommunikation zahlreiche Missverständnisse und falsche Vorstellungen. Um Ihnen zu helfen, ein wirklichkeitsgetreues Bild über das HD-Videoconferencing zu gewinnen, haben wir einmal die fünf Mythen aufgelistet, mit denen wir am häufigsten konfrontiert sind.

FAKT: Die meisten Unternehmen haben kein Problem, 1 Mbps über das öffentliche Internet zuzuweisen – eine Bandbreite, die recht kosteneffektiv ist und schlichtweg phänomenale HD-Videoqualität bietet. Aber selbst mit 384 Kbps erreicht man Kabel-TV-Qualität, was immer noch einen Quantensprung im Vergleich zum herkömmlichen Videoconferencing darstellt.

FAKT: Das stimmt einfach nicht. Selbst über Kontinente hinweg genügt eine Internetverbindung von 1 Mbps für hochauflösende Bildqualität. In Spitzenzeiten während des Tages kann es zu vereinzelten Paketverlusten und einem geringfügig verschlechterten Bild kommen, aber die Gesamtqualität ist immer noch recht hoch. Für missionskritische Anwendungen, die das Risiko einer Qualitätsminderung nicht eingehen können, stehen QoS-Netze zur Verfügung, die überaus effektiv sind.

FAKT: Erfolgreiche Wirtschaftslenker bestätigen: Beim Geschäft steckt der Teufel im Detail. Wir leben in einer Gesellschaft, die sich seit über einem Jahrzehnt auf die E-Mail als geschäftliches Kommunikationsmittel stützt, und jeder von uns erinnert sich der Zeit, als der „Tonfall“ einer E-Mail falsch interpretiert wurde. Stellen Sie sich HD als Ihre Versicherung vor, nie wieder eine gehobene Augenbraue, ein besorgtes Flüstern oder eine aufschlussreiche Reaktion zu verpassen. Oder einfach ausgedrückt: Mit HD-Videokommunikation entgeht Ihnen nichts mehr – jedenfalls im Rahmen der technologischen Möglichkeiten.

FAKT: Wie vor Jahren bei Ferngesprächen oder Mobiltelefonaten war das früher ein Problem. Es ist so: Die Latenzzeiten beim HD-Video sind heute kürzer als die eines normalen Mobiltelefonats. Seien Sie sich bewusst, dass auf dem Markt Systeme angeboten werden, die weniger als 30 FPS (Frames per Second/Bilder pro Sekunde) übertragen. Bevor Sie ein System kaufen, vergewissern Sie sich, dass Ihres eine echte HD-Lösung ist, die 30 FPS oder mehr liefern kann. Mancher Hersteller legt noch eins drauf und bieten 60 FPS-Lösungen. Das ist das Doppelte dessen, was für HD nötig ist, und ein großer Fortschritt in Sachen Bewegungstreue und Latenzzeiten.

FAKT: In der heutigen Wirtschaftslage schwingt bei bei Neukäufen häufig eine Unsicherheit mit. Umgehen Sie dies einfach, indem Sie Ihre Videokonferenzlösung mieten. Mit den MVC Easy-Produkten finden Sie von der Arbeitsplatzlösung hin zum Konferenzraumsystem die passende Kommunikationsvariante.

Der Videokommunikation gehört die Zukunft. Nur mit High Definition können Sie sicher sein, dass die Technik Sie nicht an der Wahrnehmung der Nuancen hindert, die für eine erfolgreiche geschäftliche Interaktion so unverzichtbar ist. Die Technologie ist da, die Lösungen sind verfügbar, und der Nutzen ist längst nicht mehr zu leugnen. Sie werden feststellen, dass die Zeit gekommen ist, sich die Vorteile der HD-Videokommunikation zunutze zu machen.

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Videokonferenzen in High Definition

Videokonferenzen gehören mittlerweile bei vielen Unternehmen zum alltäglichen Kommunikationsmittel. Die Vorteile der Videokonferenz-Systeme liegen auf der Hand: Sie ersparen zeitraubende Reisen, Unternehmen können durch die verringerten Reisetätigkeiten ihrer Mitarbeiter Kosten mindern und die Angestellten haben die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit effektiver für das Tagesgeschäft zu nutzen. Die Ausprägungen von Videokonferenz-Systemen für den täglichen Einsatz reichen von Arbeitsplatz-Systemen über Lösungen für kleine- und mittelgroße Konferenzräume bis hin zu Systemen, die in Konferenzsälen ihre Verwendung finden.

Hersteller von Videokonferenz-Systemen bieten für die unterschiedlichsten Gegebenheiten maßgeschneiderte Videokonferenz- Endpunkte an.

Die hochentwickelte Videokonferenz-Technik lässt viele Arten der flexiblen Kommunikation zu: Neben der Punkt-zu-Punkt-Verständigung, bei der Teilnehmer von zwei unterschiedlichen Standorten aus miteinander kommunizieren, gibt es auch die sogenannte Mehrpunktkonferenz, die Konferenzteilnehmer vo mehreren Standorten zu einer Videokonferenz zusammenführt. Damit dies von technischer Seite auch umgesetzt werden kann, bedarf es Hard- und Softwarelösungen, die sogenannten Multipoint Conferencing Units (MCU). Des Weiteren kommen je nach Szenario Netzwerkkomponenten zum Einsatz – Beispiel hierfür sind Gateway-, Gatekeeper-, Content-/Streaming-Server- oder NAT-Firewall-Traversal-Lösungen. Gateways realisieren die Kommunikation zwischen ISDN- und IP-Netzen. Ein Gatekeeper wird für die Kommunikation zwischen privaten und öffentlichen Netzen eingesetzt. Mit Content-/Streaming Servern lassen sich Videokonferenzen aufzeichnen und zeitversetzt betrachten. Um die Kommunikation über Firewalls zu ermöglichen, werden NAT-Firewall-Traversal Lösungen eingesetzt.

Bei einer Videokonferenz werden nicht nur Video und Audio in Echtzeit übertragen; in aller Regel werden Meetings dieser Art zum Datenaustausch genutzt. Dazu zählen vor allem PC-Inhalte wie Präsentationen oder Kalkulationen. Damit eine Verständigung zwischen verschiedenen Videokonferenz-Systemen gewährleistet ist, halten alle namhaften Hersteller die internationalen Standards für Videokonferenz-Systeme ein.

High Definition ist die aktuelle Entwicklungsstufe der Videostandardisierung. Die Basis für die Umsetzung dieser neuen Standards sind vor allem leistungsstarke Prozessoren und kodiereffiziente Codecs. Im Gegensatz zur High Definition TV-Ausstrahlung, abgekürzt HDTV, findet bei der High Definition Videokonferenz eine bidirektionale Kommunikation statt. Um eine High Definition Videokonferenz durchzuführen, muss die gesamte Kommunikationskette aus HD-fähigen Komponenten bestehen und zudem muss auch gewährleistet sein, dass die notwendige Bandbreite zur Verfügung steht, denn Bilder der High Definition Klassifizierung werden mit hoher Auflösung übertragen. Je nach Hersteller und HD-Format empfehlen wir eine Bandbreite von 1,5 Mbit/s synchron. Abbildung 1 gibt einen Überblick über Auflösungen und die gleichzeitig benötigte Bandbreite.

Bei der High Definition Videostandardisierung wurden unterschiedliche Formate festgelegt. Entscheidende Kriterien bei der Festlegung der High Definition Formate waren die Auflösung, die Bildwiederholrate und das Bildseitenverhältnis. Die nebenstehende Tabelle stellt einen Auszug aus den möglichen High Definition Formaten dar.

Anders als bei der Interlace-Technik (i), die auch als Zwischenzeilenverfahren bezeichnet wird und mit zeilenverschränkten Halbbildern arbeitet, wird beim Progressive Scan (p), dem Vollbildverfahren, der Bildaufbau durch die Einspeisung von echten Vollbildern gewährleistet. Das momentan bei Videokonferenz Systemen in der Praxis unterstützte Format liegt bei 720p im Progressiv-Modus – hierbei werden alle Zeilen hintereinander auf das Anzeigemedium geschrieben. Mit dieser Darstellungsweise arbeiten üblicherweise PC-Monitore. Im Gegensatz dazu findet die Darstellung bei einem Format von 1080i im Interlaced Modus statt. Das Verfahren

baut bei der Bildentstehung erst die ungeraden Zeilen auf und komplettiert das Bild mit dem zweiten Halbbild, das dann aus den geraden Zeilen entsteht. Diese Art der Bilddarstellung wurde ursprünglich für die TV-Ausstrahlung entwickelt und diente dem Zweck der Bandbreiteneinsparung.

Je mehr horizontale und vertikale Pixel für die Übertragung der Bildinformation verwendet werden, desto schärfer und klarer ist das dargestellte Bild. Zugleich spielt die Höhe der Bildwiederholrate für die realitätstreue Darstellung eines Bildes eine wesentliche Rolle. Abbildung 3 verdeutlicht den Unterschied zwischen einer Bildauflösung von 352 x 288 Bildpunkten und 1280 x 780 Bildpunkten. Im Gegensatz zur Darstellung im 4:3-Format sorgt das Bildseitenverhältnis 16:9 für ein größeres Blickfeld. Das16:9-Format liefert dem menschlichen Auge einen verbesserten Bildeindruck und bietet somit ein überaus gut wahrnehmbares

Bildseitenverhältnis – ein Grund dafür, dass Hersteller der Anzeigemedien schon früh mit der Produktion von 16:9-Geräten reagierten und sich das breite Bildseitenverhältnis etablieren konnte.

Bei High Definition Videokonferenz-Lösungen ebenso wie bei herkömmlichen Videokonferenzen müssen einige Kriterien für die Realisierung beachtet werden. Hierzu zählen beispielsweise die verfügbare Bandbreite für Videokonferenzen, die Größe des Konferenzraumes, die Anzahl der Personen, die an der Videokonferenz teilnehmen, die Auswahl der geeigneten Anzeigemedien sowie die Raumbeleuchtung. High Definition Videokonferenzen bieten im Gegensatz zu herkömmlichen Videokonferenz-Systemen deutliche Vorteile: Hauptmerkmal ist die höhere Bildauflösung – High Definition ist gerade dann vorteilhaft, wenn es um detailgetreue Darstellungen geht. Eine hohe Auflösung bewirkt eine klare und scharfe Darstellung von Bilddetails und somit eine bessere Abbildung der Realität. Es gibt viele Beispiele für Verwendungen in den einzelnen Branchen: Im Medizinbereich könnten so Ferndiagnosen erstellt werden oder Fahrzeugkonstrukteure könnten mit ihren Kollegen aus den verschiedensten Ländern über die Konstruktion ihrer Prototypen diskutieren. Die Vorteile von High Definition Videokonferenz-Lösungen werden auch bei der Nutzung von großen und modernen Anzeigemedien sichtbar – herkömmliche Videokonferenz Systeme stoßen mit ihrer niedrigeren Auflösung oftmals an ihre Grenzen und behindern so die Kommunikationsqualität: Bilder, die in einer niedrigeren Auflösung angezeigt werden, fordern einen größeren Betrachtungsabstand – somit können unbehagliche Situationen für die Konferenzteilnehmer entstehen.

Gute und effiziente Kommunikation ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Vor allem dann, wenn das Unternehmen an mehreren Standorten agiert, sind technische Kommunikationsmittel wie die Videokonferenz für einen zügigen Austausch und Abgleich zwischen Kollegen und Geschäftspartnern unabdingbar. Kosten können durch verminderte Reisetätigkeiten gesenkt werden und Mitarbeiter können dank der schnellen Verständigung via Videokonferenz ihre Arbeitszeit effektiver nutzen. Mit der Einführung von High Definition in der Videokonferenz-Sparte hat dieser Kommunikationsbereich eine weitere wichtige Ergänzung erfahren, die durch ihre detailgetreue Abbildung der audiovisuellen Inhalte interessanter und vielseitiger kaum sein könnte.

Die MVC Mobile VideoCommunication GmbH aus Frankfurt, gehört zu den führenden Systemhäusern für Videokonferenztechnik. MVC integriert Produkte renommierter Hersteller wie TANDBERG, Polycom, LifeSize und Microsoft und realisiert Einzelplatzanwendungen ebenso wie komplexe Netzwerklösungen. Das Prinzip von MVC: Kompetenz aus einer Hand. Dank umfangreicher Branchenerfahrungen kann MVC die Anforderungen des Kunden genau analysieren, auf dieser Grundlage ein maßgeschneidertes Kommunikationskonzept entwickeln und dieses unter besonderer Berücksichtigung eines schnellen ROI zuverlässig umsetzen. Auch nach der Implementierung stellt MVC durch umfassende Dienstleistungen wie Wartung, Schulung und Support den produktiven Einsatz der Systeme sicher und schützt so die Investitionen des Kunden. Zusätzlich bietet die MVC die weltweite Schaltung von Multipoint-Videokonferenzen. Das Leistungsspektrum erstreckt sich vom virtuellen Konferenzraum zum Pauschalpreis über komfortable und maßgeschneiderte Komplettangebote bis hin zur individuellen

Eventbetreuung inklusive Projektmanagement.

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